AVG Protocol – Diocesaan Heiligdom Onze Lieve Vrouw ter Nood

Protocol Algemen Verordening Gegevensbescherming

Op 25 mei 2018 is de nieuwe Europese regelgeving ingegaan: de General Data Protection Regulation (GDPR) of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG bevat regels voor het (automatisch) verwerken van persoonsgegevens. Deze nieuwe Europese privacywet dwingt ons als heiligdom tot meer actie en maatregelen wanneer u gegevens over parochianen, bezoekers, vrijwilligers of andere personen vastlegt.

In de katholieke kerk is de ledenadministratie een belangrijk onderdeel. Omdat sprake is van privégegevens moet hier zorgvuldig en volgens de wettelijke regels mee worden omgegaan. Hieronder vindt u informatie over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zoals van toepassing op de Room-Katholieke Kerk. De volgende voorbeelden illustreren de nieuwe regels.

Foto’s

Een foto waar een persoon herkenbaar op staat, is een persoonsgegeven. Het heiligdom mag een dergelijke foto niet zonder toestemming van de betrokkene publiceren via de verschillende communicatiekanalen van het heiligdom, zoals de website en Facebook.

Website

Op de website staat algemene informatie over bijvoorbeeld de vieringen en andere activiteiten op het heiligdom. Persoonsgegevens zoals namen van contactpersonen, privé e-mailadressen en telefoonnummers mogen niet zonder toestemming van de betrokkene op de website worden gepubliceerd.

Gedrukte en digitale uitgaven

In onze gedrukte uitgaven, zoals het huidige kwartaalmagazine dat (gericht) geadresseerd en onder parochianen en geïnteresseerden wordt verspreid, mogen persoonsgegevens van medewerkers en vrijwilligers vermelden als deze vermelding noodzakelijk is voor een doelmatige organisatie van de gemeenschap of het onderhouden van contact met haar achterban. Als de uitgaven op een openbare plaats worden neergelegd of op een openbaar gedeelte van de website worden gepubliceerd, mag de uitgave geen persoonsgegevens vermelden, tenzij de betrokkene hiervoor vooraf toestemming heeft gegeven.

Het publiceren van persoonsgegevens kan in sommige gevallen onder de journalistieke exceptie vallen, wanneer het een uiting is van algemeen maatschappelijk belang die in journalistieke vorm is gegoten. Denk bijvoorbeeld aan een informatief verslag van een bepaalde gebeurtenis op het heiligdom. In dat geval is geen toestemming van de betrokkenen vereist.

De journalistieke aard van deze uiting moet per situatie worden bekeken en beoordeeld en worden afgewogen tegen het recht op privacy. Als het heiligdom een uitgave produceert waarop persoonsgegevens worden vermeld op internet wil publiceren, zijn er twee opties:
• Er wordt een geanonimiseerde versie van de uitgave gemaakt. Dit betekent dat de uitgave zo wordt aangepast dat persoonsgegevens worden verwijderd of vervangen door een algemeen correspondentieadres van het heiligdom.
• De betrokkene geeft vooraf toestemming voor de publicatie van zijn of haar persoonsgegevens en de online publicatie daarvan. In het geval niet aan bovengenoemde voorwaarden wordt voldaan mag de uitgave niet in het geheel online worden gepubliceerd. Het opnemen van namenlijsten in een uitgave van dopelingen, communicanten, vormelingen e.d. is alleen toegestaan als de ouders of wettelijke vertegenwoordigers van kinderen jonger dan 16 jaar hier vooraf schriftelijke toestemming hebben gegeven.

E-mail en digitale bestanden

Een privé e-mailadres is een persoonsgegeven. Als het heiligdom een privé e-mailadres van iemand wil publiceren, is daar toestemming voor nodig.

Uitzenden van audio/videomateriaal

Het heiligdom zorgt voor duidelijke en zichtbare borden waarop aangegeven wordt dat er op het heiligdom beeldopnamen plaatsvinden. Met uitzondering van de celebrant(en), misdienaars, acolieten en lectoren worden van individuele personen geen detailopnames gemaakt. De opnames van personen beperken zich tot een overzichtsbeeld van de aanwezigen in de kerk, gefilmd van opzij of ‘op de rug’. Het bestuur informeert misdienaars, acolieten en lectoren over het feit dat opnamen worden gemaakt en zij herkenbaar in beeld komen. Het bestuur dient toestemming van deze betrokkene te hebben. Dit kan in één keer worden vastgelegd tijdens een bijeenkomst. De toestemming geldt dan voor alle keren dat er opnamen worden gemaakt. Een audio of video-opname van een kind jonger dan 16 jaar mag alleen gemaakt en/of gepubliceerd worden als het heiligdom hiervoor vooraf schriftelijke toestemming heeft van de ouders of wettelijke vertegenwoordiger(s) van het kind. Deze toestemmingsverklaring wordt door het heiligdom bewaard.

Begraafplaatsadministratie

Het heiligdom houdt een register bij in de vorm van het ‘Nabestaandenbestand grafrechten’, zoals bedoeld in artikel 5 van het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies 2018. Persoonsgegevens van nabestaanden en/of contactpersonen voor de registratie van grafrechten worden verwerkt zoals omschreven in het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies 2018. Gegevens van overleden personen zijn geen persoonsgegevens in de zin van de AVG. Zorgvuldige en integere omgang met gegevens en/of foto’s van overledenen vraagt niettemin om overleg met de nabestaanden. De ledenadministratie van het heiligdom krijgt van de gemeente geen verhuizingen of andere wijzigingen in persoonlijke gegevens aangeleverd. Men is zelf verantwoordelijk voor het doorgeven hiervan als het relevant is voor de administratie. Dat kan door een mailtje, briefje of telefoontje naar het secretariaat.

Het bisdom Haarlem-Amsterdam heeft een App ontwikkeld, genaamd “MIJN RKK” (te vinden bij de app store) waarin men zelf de eigen persoonsgegevens kan beheren.

Op de website van het bisdom Haarlem-Amsterdam staan er web-adressen vermeld waar verdere informatie te vinden is. Of bij RKKERK.NL, de officiële website voor de R-K Kerk in Nederland.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van het heiligdom Onze Lieve Vrouw ter Nood, mei 2020.